Garder des notes internes sur tes membres (Notes internes)

« C'est la troisième fois qu'on me signale Tom… quelqu'un lui avait déjà parlé ? » Avec les notes internes, ton équipe garde une trace écrite sur chaque membre : avertissements oraux, signalements, candidatures, comportements à surveiller. Les notes se lisent et s'écrivent sur Discord avec /note comme sur la fiche membre du dashboard, et le membre concerné ne les voit jamais.

1. Comprendre le principe

• Une note est un texte privé (1000 caractères au plus) attaché à un membre de ton serveur. Elle garde son auteur, sa date et ses modifications.
• Chaque note a un numéro propre au serveur (#1, #2, #3…). Un numéro n'est jamais réutilisé, même après une suppression.
• Il y a deux niveaux de notes :
  • 🛡️ Staff : lisibles par toute l'équipe autorisée ;
  • 🔒 Direction : réservées aux responsables, invisibles pour le reste du staff.
• Le membre concerné ne voit jamais ses notes, même s'il fait lui-même partie de l'équipe ou de la direction.
• Chaque modification garde la version précédente, et une note supprimée reste récupérable pendant un délai que tu choisis.
• Les notes d'un membre qui quitte le serveur sont conservées : tu les retrouves s'il revient.

2. Choisir qui a accès aux notes

Sur le dashboard, va dans Accueil & sécurité → Membres. La carte Notes internes se trouve sur cette page. Elle est réservée aux gestionnaires du serveur.

• Rôles Staff : ces membres lisent et écrivent les notes Staff. Si tu ne choisis aucun rôle, ce sont les membres qui ont la permission « Exclure temporairement des membres » qui y ont accès.
• Rôles Direction : ces membres lisent toutes les notes, écrivent les notes Direction, et peuvent modifier ou supprimer n'importe quelle note. Le propriétaire et les membres qui peuvent gérer le serveur en font toujours partie.
• Récupération des notes supprimées : pendant ce délai (30 jours par défaut, de 1 à 365 jours), une note supprimée peut être restaurée. Elle est ensuite effacée définitivement, avec ses versions précédentes.

Tu peux choisir jusqu'à 25 rôles par liste. Clique sur Enregistrer pour valider.

3. Écrire et lire des notes sur Discord

Toutes les réponses de /note sont visibles par toi seul, quel que soit le salon où tu tapes la commande.

Ajouter une note

/note add user:@Tom content:Avertissement oral pour du spam en vocal.

L'option visibility choisit le niveau : Staff (par défaut) ou Direction. Seule la direction peut écrire une note Direction.

Voir les notes d'un membre

/note view user:@Tom

Hurix affiche les notes que tu as le droit de lire, de la plus récente à la plus ancienne, avec leur numéro, leur niveau, leur auteur, leur date et, si elles ont été modifiées, depuis quand. Un membre du staff ne voit donc pas les notes Direction.

Les notes s'affichent par 5. Utilise les boutons Précédent et Suivant, ou l'option page, pour voir les autres. Une note très longue est coupée : son texte complet est sur le dashboard.

4. Modifier ou supprimer une note

Modifier

/note edit user:@Tom id:2 content:Nouveau texte de la note

Commence à taper le numéro dans id : Hurix te propose les notes du membre. La version précédente est gardée automatiquement (jusqu'à 50 versions par note).

Supprimer

/note remove user:@Tom id:5

La note disparaît aussitôt, mais reste récupérable depuis le dashboard pendant le délai choisi à l'étape 2.

Qui peut modifier ou supprimer ? L'auteur de la note, et la direction, qui peut modifier ou supprimer n'importe quelle note.

Tout supprimer pour un membre

/note clear user:@Tom

Réservé à la direction. Hurix demande une confirmation avec Tout supprimer ou Annuler, valable 60 secondes. Les notes supprimées restent récupérables, comme pour une suppression simple.

5. Gérer les notes depuis le dashboard

Ouvre la fiche d'un membre : Accueil & sécurité → Membres, puis clique sur le membre. Sous son historique de sanctions, la carte Notes internes regroupe ses notes.

• Les filtres Toutes, Staff, Direction et Supprimées trient les notes. Ils sont réservés aux gestionnaires du serveur, les seuls à voir les deux niveaux.
• La zone d'ajout permet d'écrire une note et de choisir Staff ou Direction, avec un compteur de caractères.
• Chaque note affiche son numéro, son badge, son auteur, sa date et, si elle a été modifiée, la date de modification.
• Les boutons ✏️ et 🗑️ modifient ou suppriment la note, si tu en as le droit.

Quand une note a été modifiée, un bouton « 1 version » (ou plus) apparaît. Il ouvre les versions précédentes : le texte et le niveau que la note avait avant chaque modification, avec la date. L'auteur de la note et les gestionnaires peuvent les consulter.

6. Restaurer une note supprimée

Sur la fiche du membre, choisis le filtre Supprimées. Les notes supprimées pendant le délai de récupération s'y affichent, avec leur date de suppression.

Clique sur Restaurer : la note retrouve sa place, avec son numéro et ses versions précédentes.

7. Donner accès aux notes à un sous-utilisateur

Si tu as délégué l'accès au dashboard à des membres (Pilotage → Paramètres → Sous-utilisateurs), une permission « Notes internes » s'accorde séparément de la modération :

• Voir : lire les notes Staff sur la fiche des membres ;
• Modifier : écrire des notes Staff, et modifier ou supprimer les siennes.

Les notes Direction, le filtre des notes supprimées et la restauration restent réservés aux gestionnaires du serveur.

Questions fréquentes

Un membre peut-il savoir qu'il a des notes ? Non. Les notes ne sont jamais affichées au membre concerné, ni sur Discord, ni sur le dashboard, et leur texte n'apparaît dans aucun journal.

Un modérateur peut-il voir les notes Direction ? Non. Sans rôle Direction (ni la permission « Gérer le serveur »), il ne voit que les notes Staff. Les notes Direction n'existent tout simplement pas pour lui.

Que deviennent les notes si Hurix quitte le serveur ? Elles sont effacées quand plus aucun bot Hurix ne sert le serveur.

Quelle différence avec `/warn` ? Un avertissement est une sanction : il est enregistré dans l'historique de sanctions du membre et compte pour les sanctions progressives. Une note n'est qu'un mémo pour l'équipe : elle n'a aucun effet sur le membre.