Gérer les absences de ton staff (Absences du staff)

« Il est où, Nico ? Ça fait une semaine qu'on ne l'a pas vu en vocal. » Avec le module Absences du staff, ton équipe prévient quand elle n'est pas disponible, les responsables valident en un clic, et tout le monde sait qui est là. Un rôle peut même s'afficher le temps de l'absence.

1. Comprendre le principe

• Un membre du staff déclare son absence depuis un panneau permanent sur Discord, ou avec /absence déclarer. Il indique ses dates, un motif et, s'il le souhaite, quelques précisions.
• La demande arrive dans le salon des responsables, avec les boutons Accepter et Refuser. Le membre reçoit la décision en message privé.
• Le jour du départ, l'absence passe « En cours » et le rôle choisi est donné au membre. À la date de retour, tout se termine automatiquement et le rôle est retiré.
• Un membre déjà absent peut demander une prolongation. Sa date de retour ne change qu'une fois la prolongation acceptée.
• Le dashboard regroupe tout : demandes à traiter, absents du jour, planning de l'équipe et historique.

Une absence passe par ces statuts : En attente, Approuvée, En cours, puis Terminée. Elle peut aussi être Refusée ou Annulée.

2. Activer le module et choisir les salons

Sur le dashboard, va dans Support → Absences du staff et active le module avec l'interrupteur Module actif. Ouvre ensuite l'onglet Configuration.

La sous-navigation en haut te mène à chaque section : Général, Autorisations, Règles des absences, Rôle automatique et Fuseau horaire. Chacune indique si elle est Configurée ou À compléter.

Dans la carte Général :

• Salon du panneau de déclaration : le bot y publie un message permanent avec le bouton « Déclarer une absence ». Choisis un salon visible du staff uniquement ;
• Titre du panneau, Couleur et Texte du panneau : personnalise le message. Laissé vide, le texte par défaut est utilisé ; les règles sont ajoutées dessous automatiquement ;
• Salon de réception des demandes : chaque nouvelle demande y arrive avec les boutons Accepter et Refuser. Réserve-le aux responsables ;
• Annonces de changement d'état (facultatif) : un court message dans le salon de ton choix quand une absence est approuvée, commence, se termine ou est prolongée. Les motifs n'y apparaissent jamais.

L'Aperçu du panneau Discord à droite montre exactement ce que verra ton staff.

Clique sur Enregistrer dans la barre qui apparaît en bas, puis sur Publier le panneau dans État du panneau. Ensuite, le panneau se met à jour tout seul à chaque enregistrement.

3. Choisir qui peut déclarer et qui décide

La carte Autorisations fixe les droits de chacun :

• Qui peut déclarer une absence : les membres qui portent au moins un de ces rôles voient le bouton du panneau et peuvent utiliser /absence déclarer ;
• Qui peut gérer les demandes : ces membres reçoivent les demandes, acceptent, refusent, mettent fin à une absence et traitent les prolongations. Les membres qui peuvent gérer le serveur en font toujours partie ;
• Les responsables peuvent déclarer pour un autre membre : pratique quand quelqu'un prévient à l'oral. L'absence est créée directement approuvée et le membre reçoit la confirmation ;
• Un responsable peut valider sa propre absence : désactivé par défaut, un autre responsable doit valider. Si tu es le seul responsable, active-le pour ne pas rester bloqué ;
• Le staff peut voir l'équipe (/absence équipe) : qui est absent et jusqu'à quand, sans les motifs.

4. Fixer les règles et le mode de validation

La section Règles des absences décide de ce qu'un membre peut déclarer tout seul. Dans la carte Limites :

• Durée maximale d'une absence : 10 jours par défaut, prolongations comprises ;
• Anticipation maximale : jusqu'à combien de temps à l'avance une absence peut être déclarée (60 jours par défaut) ;
• Déclaration rétroactive : pour prévenir après coup, par exemple en cas de maladie (2 jours par défaut). À 0, le début doit être dans le futur ;
• Demandes en attente par membre : 1 par défaut ;
• Autoriser les périodes qui se chevauchent : désactivé par défaut. Pour rester absent plus longtemps, le membre demande alors une prolongation.

Si une demande ne respecte pas une règle, le bot la refuse aussitôt et explique pourquoi. Un responsable peut toujours déclarer l'absence à la place du membre.

La carte Validation propose trois modes :

• Toujours validée par un responsable (recommandé) : la demande reste « En attente » jusqu'à ce qu'un responsable clique sur Accepter ou Refuser ;
• Automatique si les règles sont respectées : la demande est approuvée immédiatement, et les responsables sont seulement informés ;
• Automatique sous N jours : un responsable a ce délai pour refuser. Sans réponse, la demande est approuvée.

Le résumé Ce que verra le staff, à droite, reprend tes règles telles qu'elles s'afficheront dans le panneau.

Les prolongations

Dans la carte Prolongations :

• Autoriser les prolongations : depuis le bouton « Prolonger » ou /absence prolonger, uniquement pendant une absence en cours ;
• Prolongations maximum par absence : 2 par défaut. La durée totale reste limitée par la durée maximale ;
• Motif de la prolongation : Facultatif ou Obligatoire ;
• Même validation que l'absence : désactivé, une prolongation est toujours validée par un responsable.

5. Donner un rôle pendant l'absence (facultatif)

La carte Rôle automatique affiche un rôle sur le membre le temps de son absence, par exemple @Absent, pour que tout le serveur voie qu'il n'est pas disponible :

• active Attribuer un rôle pendant les absences approuvées ;
• choisis le Rôle à attribuer. Prends un rôle sans permission particulière, juste visible.

Le dashboard vérifie tout de suite que Hurix peut le donner. Si ce n'est pas le cas, il t'explique quoi corriger, avec un bouton Vérifier à nouveau.

Le rôle est donné à la date de début, pas à l'acceptation, et retiré au retour, y compris en cas de retour anticipé. Une prolongation acceptée repousse le retrait.

Le module ne retire jamais un rôle que le membre portait déjà avant son absence.

6. Régler le fuseau horaire

La carte Fuseau horaire fixe le fuseau dans lequel le staff saisit ses dates et dans lequel elles s'affichent, sur Discord comme sur le dashboard (Europe/Paris par défaut). Choisis celui de la majorité de ton équipe.

La carte affiche l'heure actuelle dans ce fuseau, pour vérifier. L'heure d'été et l'heure d'hiver sont gérées automatiquement.

7. Côté staff : déclarer une absence

Le membre clique sur 📝 Déclarer une absence dans le panneau, ou tape /absence déclarer. Un formulaire s'ouvre :

• Début et Fin prévue, au format JJ/MM/AAAA HH:MM, par exemple 16/11/2026 09:00. L'année et l'heure sont facultatives : 16/11 suffit. Sans heure, le début est à 00:00 et la fin à 23:59. Pour le début, maintenant fonctionne aussi ;
• Motif : vacances, examens, raison personnelle, déplacement, maladie, autre ;
• Informations complémentaires (facultatif).

Hurix affiche un récapitulatif, visible par le membre seul. Il le valide avec Confirmer, ou le corrige avec Modifier.

La demande arrive alors dans le salon des responsables. Le membre reçoit dans ses messages privés une carte qui suit l'état de sa demande. Tant qu'elle n'est pas commencée, il peut l'annuler.

Les autres commandes

• /absence mes-absences : ses absences en attente, en cours et à venir, avec les boutons pour annuler, prolonger ou signaler son retour ;
• /absence équipe : qui est absent aujourd'hui et qui part dans les 14 prochains jours ;
• /absence annuler : annule une demande en attente ou une absence approuvée pas encore commencée ;
• /absence prolonger : demande à repousser la date de retour ;
• /absence retour : signale un retour anticipé. L'absence se termine aussitôt et le rôle est retiré.

8. Côté responsables : décider

Chaque demande arrive dans le salon de réception avec la période, la durée, le motif et les autres absences prévues sur la même période :

• Accepter : le membre est prévenu en message privé ;
• Refuser : tu peux ajouter un motif, qui lui est transmis tel quel ;
• Voir le profil : ouvre la demande sur le dashboard.

Si deux responsables cliquent en même temps, seule la première décision compte : le second voit que la demande est déjà traitée. Une demande qui n'a pas été traitée avant la fin de sa période est annulée automatiquement, et le membre en est prévenu.

9. Suivre ton équipe sur le dashboard

L'onglet Vue d'ensemble résume la situation :

• les compteurs En attente, Absents aujourd'hui, Prochains retours et Disponibles ;
• la section À traiter, avec les demandes et les prolongations à décider ;
• la Disponibilité de l'équipe sur 14 jours et les Dernières décisions.

L'onglet Demandes liste toutes les demandes, avec une recherche et des filtres En attente, Approuvées et Toutes.

Le bouton Détails ouvre une fiche complète : la période, le motif, les règles vérifiées, les précédentes absences du membre et l'historique de la demande.

L'onglet En cours montre les absents du jour, la progression jusqu'à leur retour et l'état du rôle. Tu peux y Mettre fin à une absence ou traiter une prolongation.

L'onglet Planning affiche une ligne par membre et une barre par absence. Il propose les vues 2 semaines, Mois et Chronologie. Les jours où trop de monde manque sont colorés, et un encart te prévient des périodes de faible disponibilité.

L'onglet Historique regroupe les absences terminées, refusées ou annulées, mois par mois, avec qui a décidé et quand. À droite, quelques chiffres sur l'année. Le bouton Exporter en CSV télécharge la liste pour un tableur.

Enfin, le bouton Déclarer pour un membre, en haut de chaque onglet, crée une absence déjà approuvée pour quelqu'un qui t'a prévenu autrement.

Astuces et erreurs fréquentes

• « Tu n'as pas un rôle qui permet de déclarer une absence » : ajoute un de ses rôles dans Qui peut déclarer une absence.
• « Date illisible » : la date s'écrit JJ/MM/AAAA HH:MM, par exemple 18/11/2026 18:00, ou simplement 18/11.
• « L'heure n'existe pas ce jour-là » : c'est la nuit du passage à l'heure d'été. Choisis une heure juste après.
• La demande est refusée tout de suite : elle ne respecte pas une règle (durée, anticipation, demande déjà en attente…). Le bot indique laquelle.
• « Tu ne peux pas valider ta propre absence » : un autre responsable doit le faire, ou active Un responsable peut valider sa propre absence.
• Le rôle n'est pas donné : vérifie la permission « Gérer les rôles » et la position du rôle de Hurix, puis clique sur Vérifier à nouveau. Le bot réessaie de lui-même.
• Les membres ne reçoivent pas de message privé : ils ont fermé leurs messages privés. /absence mes-absences reste disponible.
• Les motifs sont confidentiels : ils ne sont visibles que par les responsables, et n'apparaissent ni dans /absence équipe, ni dans les annonces, ni dans les journaux.
• Pour les sous-utilisateurs du dashboard, la permission Absences du staff s'accorde séparément des autres modules.

Ton équipe s'agrandit ? Découvre le tutoriel Gérer l'accès au dashboard et les réglages du serveur.